Hoe om by die werk georganiseer te word

Identifiseer wat jou produktiwiteitstye is. Sommige mense is meer doeltreffend in die oggend, en ander voel paniek om net oor hierdie ure te dink. Jy het waarskynlik `n idee van die ure van die dag wanneer jy die mees produktiewe is. U kan die middae, oggende, middagete of die oomblikke voor of na die mees ingewikkelde ure van die werksdag verkies. U kan in elk geval van hierdie ure gebruik maak om u produktiwiteit ten volle te verhoog.

Bepaal die prioriteit van jou take. Ons weet almal dat sommige take belangriker is as ander, maar ons gee hulle nie altyd die prioriteit wat hulle verdien nie. Om hierdie rede moet jy `n klassifikasiestelsel ontwikkel waar jy die belangrike take aandui wat opreg en buigsaam moet wees. Gebruik herinnerings met behulp van `n digitale kalender of deur aantekeninge op jou rekenaar of lessenaar te plak. Wees meer tyd en energie aan die aktiwiteite op jou lys van hoër prioriteit. Onder hulle het ons take wat `n spesifieke tyd benodig, soos dié wat aan die einde van die werkdag of die volgende dag voltooi moet word. Jou prioriteit kan ook wees om te reageer op kliënte, base of enigeen wat die rekeninge betaal. Dit is ook altyd goed om te konsulteer as jy nie seker is van die lekkerny of belangrikheid van `n taak nie.

Doen die vinnige take dadelik. Dit is nie nodig om `n prioriteit te gee nie en al die take te skeduleer om dit in die toekoms te voltooi. Sommige take kan voltooi word deur gebruik te maak van amper dieselfde tyd wat jy nodig het om dit te beplan of te skeduleer. Indien wel, en jy kan hierdie take dadelik voltooi, doen dit soos jy wil! U sal ook ophou om die vinnige take uit te stel as u dit dadelik doen.

Organiseer alle rommel en werkmateriaal. Jou lessenaar kan baie gemaklik raak, wat natuurlik `n hindernis vir jou organisasie sal wees. Sommige mense het selfs `n beleid om met `n skoon lessenaar te werk. Dit is nie heeltemal nodig nie - jy kan egter stappe doen om jou werkruimte skoon te maak.

Beplan u aktiwiteite en afsprake. Sommige mense skeduleer slegs vergaderings op hul lys van dinge om te doen, maar beskou nie die aktiwiteite nie. As jy die belangrikste take skeduleer, benewens afsprake, kan dit nuttig wees. U kan ook u dae groepeer, byvoorbeeld bywoning van vergaderings slegs op Dinsdae en Donderdae. Jy moet ook `n paar gratis oomblikke in jou skedule insluit, sodat jy `n tyd van ontspanning kan spandeer of alles wat onverwags opkom, kan aanpas.

Argiveer jou e-posse. Argiveer die dopgehou en merk die e-posse om voordeel te trek uit hulle, in plaas van om die boodskappe in jou inkassie te laat ophoop. Byvoorbeeld, jy kan voordeel trek as jy Outlook-dopgehou en subgidse of etikette gebruik en verskeie Gmail-laaie. Byvoorbeeld, as jy `n joernalis is, kan jy dopgehou noem huidige stories, toekomstige stories, ou stories, onderhoude en bronne, en aanbiedings en idees.

Gebruik ander vorme van kommunikasie as hulle groter effektiwiteit bied. Soms kan `n kort oproep dieselfde resultaat hê as `n uitruil van 10 e-posse. In hierdie geval moet jy die oproep maak! Soms is dit beter om `n oproep te maak as jy weet dat `n posuitruiling `n gesprek sal genereer of `n aansienlike hoeveelheid pos sal betrek. Gewoonlik kan jy meer besonderhede deur die telefoon kry, en terselfdertyd die ander persoon en jy sal nie lang e-posse moet skryf wat tyd neem nie. Jy kan selfs `n e-pos stuur aan `n kollega wat sê: "Ek wil jou baie vrae oor hierdie onderwerp vra. Miskien is dit beter dat ons telefonies praat. Kan ek jou binne 5 sekondes bel? "

Verminder onderbrekings Strategiese breek is nuttig, wat nie die geval is met onderbrekings gedurende werksure nie. Onderbrekings kan jou stadiger laat werk, jou werkverrigting verwoes en jou gedagtes verloor. Daarom, as jy weet dat jy baie besig sal wees, gebruik boodskappe en stemposse wat aandui dat jy nie beskikbaar is nie. Benewens die gebruik van hierdie gereedskap as jy nie in die kantoor is nie, kan jy dit ook gebruik as jy te besig is. Baie mense het `n "oop deur beleid", maar in werklikheid moet jou deur nie te alle tye oop wees nie. U kan selfs `n vriendelike boodskap aan die deur plaas, wat sê "Konferensie oproep aan die gang" of "Ek is besig, kom later terug of stuur `n e-pos".

Gebruik die wolk. Dit is die moeite werd om die wolkrekenaar in ag te neem, aangesien dit goedkoper, uitbreidbaar en doeltreffend kan wees en makliker opgedateer kan word. Die inhoud wat in die wolk is, is redelik nuttig, aangesien jy toegang tot al jou toestelle kan kry: rekenaars, tablette, slimfone, ens. Ook wolkopslag kan nuttig wees as primêre of sekondêre tipe digitale ondersteuning. Raadpleeg u IT-administrateur of programmatuurverskaffer, aangesien u waarskynlik vrye spasie in die wolk sal hê, of vir `n klein jaarlikse fooi.

Gebruik aanlyn merkers. Die belangrikste internet soekenjins het boekmerke waar jy jou gunsteling webbladsye kan red of organiseer, of diegene wat jy gereeld besoek, sodat jy dit vinnig en maklik kan kry. Maak gebruik van hulle om belangrike bladsye te onthou waar jy kan uitvind oor nuus of industrie-opdaterings.

Skep `n skedule of `n skedule vir jou aktiwiteite. Gelukkig, in die meeste werksgeleenthede hoef jy nie elke minuut van jou dag te skeduleer nie. U kan egter gefokus bly as u `n basiese skedule van belangrike oomblikke en die belangrikste take en gebeure van die dag volg.

Gebruik `n timer program, `n stophorlosie of `n wekker. As dit spaarsaam gebruik word, kan hierdie gereedskap effektief wees. Sommige mense verkies om hul alarms vir 10, 15 of 30 minute te bevorder en ontvang dus vooraf kennisgewing of `n ekstra tyd voor die uitvoering van `n aktiwiteit. U kan ook herinnering alarms stel.

Moenie aktiwiteite uitstel nie. Bepaal of dit heeltemal nodig is of as jy net dinge vertraag. As jy van mening is dat dit laasgenoemde is, moenie uitstel nie, jy moet gereed wees vir alles! As jy egter `n hele aktiwiteit of gedeelte daarvan moet uitstel, moet jy onthou waar jy bly, en herprogrammeer dit met konkrete planne. Op dieselfde manier kan u `n gebeurlikheidsplan opstel. Byvoorbeeld, as u `n vergadering persoonlik moet kanselleer, kan u dit per telefoon of videokonferensie doen.

Slaap beter. As jy nie genoeg slaap nie, kan jy die volgende dag duiselig, moeg of slaperig voel, wat jou skedule en jou werkdoeltreffendheid kan seer. Slaap tussen 7 en 8 uur in die nag, sonder onderbrekings.

Moenie jouself met jou mede-werkers vergelyk nie. Die meeste funksies van jou medewerkers verskil van joune, en elke persoon gebruik verskillende organisatoriese metodes wat vir hulle geskik is. `N Metode kan toepaslik en effektief vir `n kollega wees, maar dit mag dalk nie die beste vir jou wees nie, of andersom.