dmylogi.com

Hoe om die notules van korporatiewe vergaderings te skryf

Of u as sekretaris optree in `n direksie of `n klein onderneming bestuur, moet u dalk kennis neem van die notules van korporatiewe vergaderings. Dit is `n baie belangrike taak, aangesien dit `n wettige vereiste is (veral in nie-winsgewende organisasies) en ook die notules maak deel uit van die amptelike rekords van die maatskappy en weerspieël die geskiedenis daarvan. Dit kan maklik geskryf word na `n paar eenvoudige stappe en respekteer `n spesifieke formaat en protokol.

stappe

Metode 1
Voorbereiding vir die vergadering

Prent getiteld Skryf Korporatiewe Notules Stap 1
1
Stuur `n kennisgewing wat die dag, tyd, plek en doel van die vergadering vooraf (verskeie weke) insluit aan al die mense wat verwag word om dit by te woon.
  • Prent getiteld Skryf Korporatiewe Notules Stap 2
    2
    Berei `n gids vir elke raadslid insluitend aanhaling, die notule van die vorige vergadering, die lys van raadslede met jou kontakbesonderhede en dokumente soos begroting verslae en besluite. As daar vertroulike inligting is, gee dit wanneer die onderwerp behandel word en wanneer die werknemers (in sekere gevalle) en besoeke die kamer verlaat het.
  • Prent getiteld Skryf Korporatiewe Notules Stap 3
    3
    Maak seker dat jy die materiaal op die hand het om die inligting op te neem waarmee jy die beste op sy gemak voel: `n notaboek, `n gids of gids, `n skootrekenaar of `n bandopnemer.
  • Prent getiteld Skryf Korporatiewe Notules Stap 4
    4
    Op die dag van die vergadering, maak seker dat alle deelnemers het wat notas moet neem, hul referate (indien nodig) en verversings.
  • Metode 2
    Tydens die vergadering

    Prent getiteld Skryf Korporatiewe Notules Stap 5
    1
    Teken die volgende inligting op:
    • Naam van die organisasie en tipe vergadering
    • Die datum waarop die vergadering geskeduleer was, indien daar `n aanhaling was
    • Die datum en plek waar die vergadering plaasgevind het
    • Die begin van die vergadering
  • Prent getiteld Skryf Korporatiewe Notules Stap 6
    2
    Teken die doel van die vergadering aan, byvoorbeeld: kwartaallikse vergadering van die direksie of jaarlikse verkiesing van raadslede.
  • Prent getiteld Skryf Korporatiewe Notules Stap 7
    3
    Lys die volgende inligting:
  • Raadslede, beamptes en werknemers teenwoordig en hul posisies
  • Persone afwesig
  • Gaste-assistente, watter organisasie hulle behoort en die rede vir hul bywoning
  • Die naam en posisie van die persoon wat oor die vergadering voorsit
  • Die naam van die persoon wat die notule van die vergadering neem
  • Prent getiteld Skryf Korporatiewe Notules Stap 8
    4
    Let op die hulp wat nodig is om `n kworum te hê en indien daar een is.
  • Prent getiteld Skryf Korporatiewe Notules Stap 9
    5
    Teken die stemming aan oor die aanvaarding, hersiening of verwerping van die notule van die vorige vergadering.
  • Prent getiteld Skryf Korporatiewe Notules Stap 10
    6
    Teken die hersienings aan op die vorige minute.
  • Prent getiteld Skryf Korporatiewe Notules Stap 11
    7
    Stel die optrede uit ooreenkomste van vorige vergaderings voor en teken die bespreking, stem of uitslag aan.
  • Prent getiteld Skryf Korporatiewe Notules Stap 12
    8


    Neem kennis van ander stemme, soos die verkiesing van direkteure en die aantal stemme ten gunste en teen en onthoudings. Behalwe in die geval van onthoudings, is dit nie nodig om die name van die persone aan te teken of hoe hulle gestem het nie. Skryf die rede vir die onthouding en indien die persoon tydens die stemming die vergadering verlaat het.
  • Prent getiteld Skryf Korporatiewe Notules Stap 13
    9
    Lys die onderwerpe op die agenda en laat ruimte om annotasies op te teken.
  • Prent getiteld Skryf Korporatiewe Notules Stap 14
    10
    Let op na die bespreking van agenda-items en wie het gesê wat.
  • Prent getiteld Skryf Korporatiewe Notule Stap 15
    11
    Lys die aksies wat gevolg moet word wat bespreek is en die name van die mense wat verantwoordelik is vir die uitvoering daarvan voor die volgende vergadering.
  • Prent getiteld Skryf Korporatiewe Notules Stap 16
    12
    Teken enige ander besprekingsonderwerp aan wat nie op die agenda is nie, wie dit voorgestel het en die resultaat.
  • Prent getiteld Skryf Korporatiewe Notules Stap 17
    13
    Teken die uitslag van `n resolusie op wat voorgelê is vir hersiening, bywerk of dit is in stemming gebring. Die formele besluit self sal `n aparte dokument vorm.
  • Prent getiteld Skryf Korporatiewe Notules Stap 18
    14
    Skryf die datum en tyd van die volgende vergadering neer.
  • Prent getiteld Skryf Korporatiewe Notules Stap 19
    15
    Noteer dat die vergadering met meerderheid of eenparige besluit afgehandel is en let op die eindtyd.
  • Metode 3
    Na afloop van die vergadering

    Prent getiteld Skryf Korporatiewe Notules Stap 20
    1
    Skryf so gou as moontlik baie volledige minute.
  • Prent getiteld Skryf Korporatiewe Notules Stap 21
    2
    Onderstreep in vetdruk enige stemming, aksies om te volg en / of besluite van die vergadering.
  • Prent getiteld Skryf Korporatiewe Notule Stap 22
    3
    Versprei die notules vinnig onder alle deelnemers vir hersiening en terugvoer. Indien geen hersiening voorgestel word nie, formaliseer die notule, druk dit en lê dit in `n gids of gids van die maatskappy. Versprei die finale notules tussen die deelnemers en ook diegene wat afwesig was.
  • wenke

    • As iets nie duidelik is nie, moet u seker maak dat die bespreking korrek opgeteken word. Moenie wag om die konsep van die notule te skryf om te vra vir verduideliking nie.
    • Besluite en stemme moet deel wees van die notule. `N Afskrif moet egter in `n aparte vouer gehou word, veilig teen skade wat deur brand, water of ander faktore veroorsaak kan word. Ook moet digitale kopieë in hierdie gids gehou word.
    • Moenie probeer om elke tussenkoms letterlik op te teken tydens die vergadering nie - maak `n patroon en skryf `n weergawe wat die sleutelaspekte van wat gesê is, insluit. Wanneer u die volledige notule skryf, kan u belangrike aspekte van die bespreking byvoeg.
    • Miskien is die konstitusionele dade van `n tyd voor digitale kommunikasie. Hierdie situasie is skaars, maar dit hang af van die datum waarop hulle geskryf is en as hulle oor die jare hersien is. Maak seker dat u die e-pos adresse nagaan en `n wysiging aan die samestelling daarvan voorlê indien hulle nie opgedateerde kontakbesonderhede bevat nie.

    waarskuwings

    • Wees versigtig wanneer u die konsep van die notule aan die assistente stuur vir hul hersiening, aangesien iemand hierdie geleentheid kan gebruik om te verander wat hy uitgespreek het. Maak seker dat die hersiening van die notule aan die hele groep voorgelê word wanneer hulle gereed is sodat daar geen ruimte vir distorsies of misverstande is nie.

    Dinge wat jy nodig het

    • Korporatiewe dopgehou
    • Registrasie-elemente (notaboek, pen of potlood, skootrekenaar of blokfluit)
    • Referenties, indien nodig
    • Vouer met relevante inligting vir elke deelnemer by die vergadering
    • Notaboeke en potlode of potlode vir elke assistent
    • Koeldrank
    Deel op sosiale netwerke:

    Verwante
    Hoe om `n NRO in Colombia te skepHoe om `n NRO in Colombia te skep
    Hoe om `n konstitusionele daad in Mexiko te maakHoe om `n konstitusionele daad in Mexiko te maak
    Hoe om effektiewe werksvergaderings te doenHoe om effektiewe werksvergaderings te doen
    Hoe om `n korporatiewe profiel te skryfHoe om `n korporatiewe profiel te skryf
    Hoe om `n effektiewe vergadering te voerHoe om `n effektiewe vergadering te voer
    Hoe om `n nuwe maatskappy oop te maak of te registreerHoe om `n nuwe maatskappy oop te maak of te registreer
    Hoe om `n koöperasie in Colombia te skepHoe om `n koöperasie in Colombia te skep
    Hoe om `n klein onderneming in Kalifornië te beginHoe om `n klein onderneming in Kalifornië te begin
    Hoe om insette te skryfHoe om insette te skryf
    Hoe om `n direksie te vormHoe om `n direksie te vorm
    » » Hoe om die notules van korporatiewe vergaderings te skryf
    © 2024 dmylogi.com