Hoe om kantoorlêers te organiseer

Organisering van kantoorlêers kan `n moeilike taak wees, veral as jy groot hoeveelhede lêers en dokumente het. Hierdie proses hoef egter nie pynlik te wees nie. Deur vooruit te beplan en te besluit oor `n stelsel vir die bestelling van u lêers, kan u hulle help organiseer op `n manier wat u besigheid pas en verseker dat u belangrike dokumente doeltreffender vind. As jy jou lêers in goeie volgorde het, moet jy by `n konstante stelsel hou om dit so te hou.

stappe

2

Voorwaarde subkategorieë Binne elke kategorie kan jy meer spesifiek wees deur `n lys van subkategorieë te ontwikkel. Enige vel papier wat ingedien moet word, kan gedefinieer word volgens twee terme, die algemene kategorie en die subkategorie.

3

Dit gebruik `n kleurkoderingstelsel. Dit klink eenvoudig, maar dit kan `n baie effektiewe manier wees om die lêers te organiseer om dit vinnig te bekom. Besluit hoeveel verskillende kategorieë jy in die lêerorganisasiestelsel sal hê en gebruik dan verskillende kleurvolle vouers volgens daardie hoeveelheid.

4

Benoem die lêers. Nou, elke lêer in u kantoor het `n bepaalde plek. U moet die etiket op die blad van elke gids op `n duidelike en presiese manier skryf sodat u weet waar dit behoort. Die etiket van elke gids moet begin met die algemene kategorie en dan die spesifieke subkategorie. Byvoorbeeld, `n gids wat verskafferbetalingsrekords bevat, moet `Uitgaande betalings / verkopers` gemerk word.

5

Sorteer die lêers alfabeties. Wanneer u die stelsel gestig het om die lêers te organiseer en al die dopgehou geskep het, plaas dit dan in volgorde. U moet die algemene dopgehou alfabetiseer. Binne elke algemene vouer moet alle subkategorieë ook alfabeties geklassifiseer word.

6

Laat `n paar duim ruimte in elke lêerlaaier. Wanneer u die lêer organisasie stelsel opstel, moet u `n spasie verlaat sodat dit verleng kan word. Met verloop van tyd sal jy ongetwyfeld meer vraestelle ontvang om by elke gids te voeg. Laat ruimte vir die lêers om uit te brei. Anders, dan sal jy die moeilike taak hê om alle afdelings of lêerslaaie te verhuis om kamer te maak.

2

Skei die vraestelle in twee groepe van "aksie" en "lêer." As `n eerste stap moet jy `n gids of `n stapel maak vir alles wat onmiddellike aksie benodig. Hierdie vraestelle moet nie geliasseer word nie. Andersins, mag jy vergeet om die werk te doen wat gedoen moet word. Maak hierdie "aksie" gids opsy om dit gou te versorg. Gaan dan voort om die oorblywende vraestelle te lê.

3

Sorg vir elke vraestel een keer. Soos jy die los vraestelle sien wat jy lê, maak `n besluit oor elkeen as jy dit hersien. Pak die papier op, lees dit, besluit watter kategorie en subkategorie dit in jou lêerorganisasiestelsel behoort en dan dit argiveer. Deur so te werk, help u die konsekwentheid in die organisasie van die lêers en help u om tyd te bespaar wanneer u slegs een keer per item hanteer.

4

Wys elke item. Miskien is die meeste van die vraestelle wat jy het, korrespondensie en kon dit in koeverte en gevou word. Verwyder die vraestelle uit hul koeverte, ontvou hulle en lê dit. As u elke papier op hierdie manier argiveer, word die dopgehou uniform in die lêerlaaier, sonder om in die gedeelte waar die vraestelle gestapel word, te vou.

2

Wys `n oomblik rekord aan lêer. As jy kan, skeduleer `n oomblik rekord na die dag of week waarin jy kan sorg dat die nuwe vraestelle geliasseer word. As jy `n gereelde deel van jou roetine organiseer, sal jy meer geneig wees om dit te doen.

3

Maak seker dat mense met toegang tot die lêers die stelsel verstaan. As jy die enigste persoon is wat die lêers gebruik, kan jy die bestelling wat jy geskep het, maklik handhaaf. As ander mense egter die vraestelle in die argiewe moet gebruik, moet jy seker maak dat hulle die stelsel wat jy geskep het, verstaan ​​en volg. Om `n lêer organisasie stelsel te hê sal nie nuttig wees as die vraestelle verkeerd geplaas word en in die verkeerde vouers geplaas word nie.

4

Hou uiters belangrike dokumente op `n veilige plek. Sommige spesiale materiaal moet in afsonderlike en spesiale plekke geplaas word. Byvoorbeeld, sommige vraestelle mag in `n vuurvaste kluis gehou word. U sal waarskynlik materiaal uit die kantoor, in `n kluis in `n bank of in die prokureur se kantoor moet hou.

5

Kyk gereeld na die lêers. Ten minste een keer per jaar of meer gereeld indien nodig, moet jy `n tyd bespreek om die lêers te hersien. Die doel van hierdie oorsig is om te besluit of daar volledige vraestelle of vouers is wat weggegooi kan word of dalk elders na `n bergingsfasiliteit oorgeplaas kan word. As iets nooit weer nodig sal wees nie, moet jy dit weggooi. As dit iets is wat jy nie verwag om gereeld te gebruik nie, maar wat jy as rekord benodig, moet jy dit stoor.