Hoe om `n gebeurtenis te organiseer

Stel doelwitte Wat is presies wat jy wil bereik? Dit gaan nie oor die aantal mense wat jy wil bywoon nie, en nie oor die feit dat die gebeurtenis werklik sal plaasvind nie - wat wil jy hieruit kry? 5 mense sodat hulle deel is van jou organisasie?, `N versameling van $ 1000?,` N mentaliteitsverandering?, Dat mense opgewonde raak?

Versamel vrywilligers Dit is nodig om `n goeie span te hê wat verskillende vaardighede het. Hulle kan u help met verskeie take soos die voorbereiding van programme en begrotings, die skep van uitnodigings en plakkate, ontvangs van die gaste en skoonmaak aan die einde van die geleentheid. Met ander woorde, hulle kan jou help om die werk te voltooi. Ook, indien moontlik, kry vertroude vrywilligers!

Stel `n begroting op. U moet alle moontlike uitgawes, inkomste, borge en selfs die voorwaardelike uitgawes insluit. As jy nie `n begroting maak nie, eindig jy met baie onbetaalde rekeninge, `n leë beursie en geen idee van wat gebeur het nie. Wees realisties vanaf die begin om onverwagte verrassings op die dag van die gebeurtenis te vermy!

Besluit die plek en tyd vir jou geleentheid. Dit is Die belangrikste ding by die organiseer van `n gebeurtenis. Watter tyd en plek sal mense laat sê "Ja, natuurlik, sal ek bywoon!"? Dit behoort `n tyd te wees wanneer almal beskikbaar is en `n plek wat almal kan bereik. Dit moet ook iets wees wat jy kan bespreek!

Dink aan logistiek. Logistiek is nodig vir alles. Wat is die toegangsroetes vir gestremdes? Wat kan jy doen met die afmetings van die plek? Watter toerusting benodig jy? Watter addisionele elemente (drinkwater vir sprekers, kentekens) , brosjures) sal `n ekstra uitgawe eis? Hoeveel mense is nodig om die gebeurtenis glad te laat verloop?

Dink aan die bemarking en advertensies van jou geleentheid. Terwyl jy in die hele proses van organisasie is, ontwerp `n plakkaat. Dit moet `n voorlopige datum, tyd, plek, eregas, naam en tema of slagspreuk van die gebeurtenis insluit. Aangesien jy nog betyds vir die geleentheid is, kan jy die tyd neem om die plakkate te skep, maar dit is beter om eers `n voorlopige weergawe voor te berei om die hele stel van jou projek te visualiseer!

Kry georganiseer Dit is moontlik dat jy nou baie verward voel, maar kalm en Excel oopmaak. Maak `n lys van die aktiwiteite wat in die geval sal wees. Skep `n paar sigblaaie om jou gedagtes te organiseer. Dit lyk dalk onnodig vir nou, maar in twee maande sal jy jouself baie dankbaar wees om dit vooraf te doen.

Kom saam met jou span Kry goedkeuring vir jou begroting, program, ens. namens spanlede, sowel as toesighouers. Dit is `n goeie tyd om al die vrae te beantwoord. Weet almal wat hulle moet doen? Voel hulle gemaklik met alles wat ooreengekom is?

Delegeer verantwoordelikhede aan verskillende lede en laat `n persoon met ervaring toe om alle aktiwiteite te koördineer. As dit `n mega-gebeurtenis is, moet verskillende mense onder die toesig van `n bestuurder verskillende aktiwiteite koördineer. Die spanleier moet iemand wees wat die lede van die span kan vertrou.

Maak seker dat jy die webwerf wat verband hou met die gebeurtenis, opdateer. Jy het dit waarskynlik bevorder deur Facebook en Twitter, maar daar is ook baie ander webwerwe wat jy kan gebruik om die woord te versprei. Eventbrite, Avoid, and Meetup is drie van die belangrikste plekke wat jy kan gebruik. As jy nie van hulle gehoor het nie, ondersoek nou!

Kry borge en ander geldbronne van afgevaardigdes. Jy sal binne die volgende paar weke baie uitgawes moet doen en jy wil nie hê almal moet uit jou sak kom nie! Versamel ten minste `n gedeelte van die geld om die aanvanklike uitgawes (soos plek, toerusting en kos) te dek. Sommige van hierdie mense, plekke of dinge kan vooraf `n betaling vereis, selfs voor die beplanning van die gebeurtenis begin.

Bevorder die geleentheid Stel brosjures, poskennisgewings, informeer die media, maak oproepe, stuur boodskappe aan aanlyngroepe en besoek potensiële deelnemers of borgers. Hoe anders sal mense uitvind oor jou gebeurtenis? Maak seker dat die inligting wat jy publiseer, voltooi is, en laat die publiek met slegs `n paar vrae. Dit is immers beter as hulle by die intrige bly!

Versamel die nodige elemente vir die gebeurtenis. Dit kan medaljes, speletjies, aandenkings, pryse of sertifikate insluit. Daar is baie klein bykomstighede wat ongesiens kan wees deur die onervare oog, maar jy weet al hoe om elke hoek te vul of oor te breek. Vergeet ook nie die tafels, die stoele, die klanktoerusting, die tekens, die tafeldoeke en al die belangrike dinge nie!

Maak reëlings vir alles. Aanvaar die nodige bepalings vir foto`s en video`s - vir die vervoer van die gaste - vir die kos van die skoonmaakpersoneel, ens. Die lys kan onbepaald duur, maar jy sal nooit deurkom om jou geleentheid te organiseer nie!

Stel `n lys kontakte op. U sal die telefoonnommers, adresse en e-posse van die spanlede benodig. Maak ook `n soortgelyke lys vir VIP-gaste en verskaffers van enige goed of diens. As iemand nie bywoon of laat is nie, sal hierdie lys jou laat weet.

Besoek die plek van die geleentheid met jou span. Kyk rond en evalueer die parkeerarea, die badkamers, die groen areas, die uitleg van die plek en die verskillende ingange en uitgange. Vind nabygeleë plekke waar jy fotokopieë kan maak, telefoonoproepe kan maak en enigiets kan koop in geval van nood. Basies, vertroud wees met die terrein asof dit die palm van jou hand was.

Maak `n finale resensie met jou span. Maak seker dat jy gekommunikeer het met al die plek en tyd van aankoms. Die laaste ding wat jy wil hê, is vir jou hele span om jou dieselfde dag van die geleentheid te vra en jou te vra waar die agterdeur is.

Kontroleer al die uitnodigings en antwoorde. Skep `n lys van die gaste in `n sigblad en maak `n telling van die mense wat sal bywoon. Vir die meeste gebeure, die aantal mense wat `n bespreking maak dit verteenwoordig nie die bedrag wat eintlik sal bywoon nie. Jy kan 50 mense hê wat hul teenwoordigheid bevestig het, maar uiteindelik woon hulle 5 by of 500. Alhoewel u die aantal besprekings moet weet, moet u voorbereid wees vir een van die twee gevalle!

Gaan na die plek van die geleentheid en maak seker dat alles gereed is. Is die kamer skoon en beskikbaar? Is alle elektroniese toerusting geïnstalleer en operasioneel? Kan u enige toerusting vooraf installeer, indien nodig? Lyk die personeel gereed?

Berei kits vir deelnemers voor. Hierdie pakket kan bestaan ​​uit `n bottel water, `n toebroodjie, `n klein notaboek, `n pen, `n brosjure en enige inligting wat u nodig het. Dit sal ook `n goeie idee wees om klein herinneringe in te sluit. Dit is `n goeie detail wat aan deelnemers vertel dat dit `n goed deurdagte en georganiseerde gebeurtenis is. Dit laat hulle ook waardeer word!

Maak `n aktiwiteitsblad. Dit is `n lys van al die nodige inligting wat in tyd en / of kamer ingedeel is. Berei `n agenda op waarin minute belangrike aktiwiteite belangrike aktiwiteite is. Die formaat sal afhang van jou. Probeer net om die hoeveelheid inligting tot `n minimum te hou sodat dit maklik vir u is om te lees.

Maak `n kontrolelys vir die dinge wat na die plek van die geleentheid geneem sal word. Hoe verskriklik sal dit wees as jy by die geleentheid kom en alles is daar, almal is daar en jy besef dat die enigste ding wat jy mis, die 1200 glase is wat jy by die huis vergeet het? Wat `n teleurstelling Jy het alles alles verwoes. Daarom moet jy `n lys maak, dit twee keer nagaan en alles wat nodig is!

Installeer alles Beide binne en buite die byeenkoms. Het jy ballonne nodig om in die posbus te plaas? `N Plakkaat in die hoek? Wat sal jy in die deure en gange? As jou gaste deur `n ware doolhof moet gaan om te kom, dan is die meer seine wat jy plaas, hoe beter.

Maak seker dat belangrike mense weet wat gebeur. As `n spreker te laat is, is dit nodig om hom / haar in te lig. As die kos langer neem as wat verwag is, moet hulle die veranderinge in die program laat weet. In baie seldsame gevalle gaan die gebeure soos beplan, verlaat u huidige werk en maak seker dat die deelnemers bewus is van die veranderinge.

Neem foto`s! U kan dalk `n paar geheue van die gebeurtenis hê. As jy iemand sien wat met `n kamera in die hand rondloop, kan jy die gaste opwek. Moenie die baniere van die borge, joune, die ingang, die onthaal, ens. Vergeet nie. Miskien kan jy hulle by die volgende geleentheid gebruik!

Gee jou gaste iets om weg te neem. Jy het waarskynlik `n idee in hul gedagtes geplant en wil hê dat hulle moet vertrek wanneer hulle vertrek, iets dink, iets wonder of iets wil doen. So versprei `n brosjure of iets wat hulle huis toe kan neem en gee hulle idees wat hulle kan uitvoer na die gebeurtenis

Maak die hele plek skoon! Kontroleer die elektrisiteitsmeter, verwyder die plakkate, tafels, ens. Jy sal die plek so skoon wil maak soos jy dit gevind het, veral as jy dit betaal het en dit weer wil gebruik in `n ander geleentheid. Dit is moontlik dat die eienaars jou bedrae wil hef wat jy kon vermy het deur die plek skoon te maak. Verdeel die werk onder die lede van jou span sodat hulle so gou as moontlik voltooi.

Sorg vir al die post-gebeurtenis take. Afhangende van jou gebeurtenis hoef jy glad niks te doen nie, of jy moet `n uitgebreide lys van erkennings en rekeninge nakom. Hier is `n paar idees vir jou om te begin: