Hoe om voor te berei vir `n vergadering

Voorbereiding is baie belangrik om `n suksesvolle ontmoeting te hê. Die vergaderings is ook iets wat in die meeste rasse gebeur, en kan baie belangrik wees. Volg hierdie stappe om jou volgende vergadering te help slaag.

conținut

Stappe
Wenke
Waarskuwings

stappe

Vra jouself of dit nodig is of nie. As jy `n vergadering gaan hê net om inligting te gee, moenie mense se tyd mors met `n vergadering nie. Stuur vir hulle `n brief, of `n memorandum.

Stel `n nuusartikel op, dit moet die datum, tyd, tyd, agenda en plek van die vergadering insluit. Versprei die nuus tussen die lede `n goeie tyd voor die vergadering.

Voeg die notule van die vorige vergadering by (as daar een is). Dit gee lede die geleentheid om te praat oor enigiets wat hulle nie verstaan of nie saamstem nie.

Plaas die basiese voorwerpe in hulle plek. Hou die stoel en tafels bymekaar voordat die vergadering begin. Deel pen en papier vir almal uit. Plaas `n kruik water in die middel van die tafel en sit glase rondom die tafel.

Vra vir bestelling by die vergadering. Dit beteken dat die president van die raad almal vra om op te hou om te praat omdat die vergadering op die punt staan om te begin. Bepaal die kwartaallikse doelwitte vir die span. Die agenda is `n lys van onderwerpe wat tydens die vergadering bespreek sal word, met `n tydsbeperking om by te bly. Byvoorbeeld: een, hersien die status van die laaste kwartaallikse doelwitte (15 minute) twee, voorstelle van die rondetafel vir die doelwitte (20 minute) drie, kies vyf doelwitte, die belangrikste (10 minute).

Slaag `n bywoningsboek of `n vel papier en vra almal wat gaan aanteken en hul name aan die begin van die vergadering plaas. Hierdie name sal in die notule geskryf word.

Vra die sekretaresse van die notule indien u die belangrike punte van die vergadering kan skryf sodat u dit kan skryf en later kan tik.

Vra of iemand aan die einde van die formele vergadering nog iets anders het. Stel `n datum vir die volgende vergadering en sluit die vergadering formeel af.

wenke

`N Agenda hou die dissipline van die direksie in stand en laat mense ophou om te lank oor `n spesifieke onderwerp te praat.
Die gewone ding is om `n president vir die algemene jaarvergadering aan te stel. Die president voer die vergadering uit, maak seker dat die agenda gevolg word en verseker dat slegs een persoon terselfdertyd praat.
As daar geen verkose president vir die vergadering is nie, vra of iemand wat teenwoordig is, die rol vir hierdie vergadering wil neem. Dieselfde geld vir die notule sekretaris.
Dit is belangrik om akkurate rekords te hou om regsgedinge in die toekoms te voorkom.
Hierdie instruksies is van toepassing op `n formele vergadering.
Vir `n informele vergadering is dit steeds `n goeie idee om `n nuusartikel te stuur, dit is `n verslag sodat mense die datum en tyd ken wat hulle moet gaan na die vergadering. By die werk mag dit voldoende wees om `n e-pos aan die lede te stuur en hulle te vra om na die informele vergadering te gaan.

waarskuwings

Die voorsitter van die direksie moet `n sterk persoonlikheid hê om die direksie op `n ordelike wyse te kan voortgaan.

Deel op sosiale netwerke:

Verwante