Hoe om `n goeie ontvangsdame te wees

Elke kantoor wat op `n sekere manier aan die publiek voorstaan, vereis dat `n persoon kontak met die publiek het. Terwyl `n uitstekende telefoon- of e-pos kommunikasie belangrik is vir ontvangspersoneel, is dit gesig-tot-aangesig-kommunikasie wat `n ontvangsdame van `n kliëntediensverteenwoordiger onderskei. Baie keer, wanneer `n persoon (verkoper, aansoeker, lid van die gemeenskap) `n onderneming betree, is die eerste ding wat hulle sal sien die ontvangsdame - die eerste indruk is altyd belangrik.

conținut

Stappe
Deel 1
Deel 2
Wenke
Waarskuwings

stappe

Deel 1

Het die regte vaardighede

Prent getiteld Wees `n Goeie Ontvangsbeampte Stap 1

jou organisatoriese vaardighede Hulle moet eerste klas wees. Die ontvangsdame is in beheer van die beeld van die maatskappy - hulle is die eerste met wie die kliënte praat, dit is diegene wat die mense en die werkers benader om sekere inligting of die beplanning van `n gebeurtenis te ken. Behalwe om oproepe te beantwoord en besoekers te rig, doen hulle amper altyd kliënte, organiseer geleenthede, vergaderings, ens. Met al hierdie verantwoordelikhede moet die ontvangers baie georganiseer word, terwyl hulle op dieselfde tyd verskeie take aanpak. `N Ontvangsdame sal nie lank in die posisie bly as hy nie meer as een taak gelyktydig kan hanteer nie en op `n ordelike wyse met hulle kan handel.

`N Uitstekende manier om georganiseer te word, is om in die lêerstelsel te belê wat jou die beste pas. Dit is belangrik om te weet watter dokumente en inligting u baas, u medewerkers en u kliënte mag benodig. Hou al hierdie inligting in aparte dopgehou, of dit nou op u rekenaarskerm of op fisiese papier is. Organiseer jou lêerstelsel sodat dit vir jou gerieflik is. As jy neon gekleurde plakpapier nodig het, moet jy dit doen.
Om georganiseer te wees, beteken ook dat jy self gemotiveerd sal wees. Jy sal niemand nodig hê om jou te vertel hoe om dinge te doen of om jou te laat werk nie. As jy georganiseer word, sal jy weet watter take jy elke dag moet doen en watter prioriteite is.
Gee `n lys van die telefoonnommers byderhand (baie), byvoorbeeld jou kollegas, werkers, kontrakteurs, verkopers, noodnommers, ens. Jy sal hulle almal op een of ander tyd nodig hê. Hou hierdie lys van telefoonnommers wat in `n rolodex georganiseer is of in die toepaslike rekenaarprogram.

Prent getiteld Wees `n Goeie Ontvangsbeampte Stap 2

Het kennis oor tegnologie agter jou. Die hoof tegnologiese toestel wat ontvangsdame sal moet hanteer, is die telefoon saam met al sy knoppies en afsonderlike lyne. Rekenaarvaardighede is ook verpligtend - die meeste ontvangsdame moet weet hoe om e-pos te gebruik, hulle moet vaardig wees om inligting te verwerk. Op sy beurt sal dit nuttig wees om te weet hoe om te skep sigblaaie en ander werkverwante programme.

Onthou, as die fotokopieerder, die skandeerder of die drukker naby jou lessenaar is, sal hulle waarskynlik afhang van jou om dit te gebruik (en dat jy jou mede-werkers moet help wat probleme ondervind). As jy weet watter tipe masjien in jou kantoor gebruik word, gee `n oorsig van die belangrikste funksies en oplossings vir algemene probleme.

Prent getiteld Wees `n Goeie Ontvangsbeampte Stap 3

Wees betroubaar Daar word verwag dat `n ontvangsdame te alle tye die lessenaar bedryf - `n maatskappy waar die telefoon nie beantwoord word nie of waar daar `n tou is van mense wat leiding verlang, sal veel te wense oor laat. Maak betroubaar `n prioriteit, want as jou baas weet jy is betroubaar en jy is altyd gereed om te help, sal jy onontbeerlik wees.

Prent getiteld Wees `n Goeie Ontvangsbeampte Stap 4

Ek weet `n uitstekende luisteraar. `N groot deel van `n ontvangsdame is om te luister na mense, hetsy per telefoon, `n kliënt se vraag of die inligting wat aan u gestuur word. Om goed te luister, sal jou doeltreffender maak, aangesien jy die probleme vinniger kan oplos as jy verstaan wat die ander persoon vir die eerste keer vra, en jy sal kliënte stuur met die persoon wat hulle soek.

Prent getiteld Wees `n Goeie Ontvangsbeampte Stap 5

Maak aantekeninge van alles. As u baas u vra om iets te doen, let op die instruksies. As `n kliënt bel, moet u al u inligting (naam, kontakbesonderhede, bestelling, ens.) Opskryf. Die notas is uitstekend om georganiseer te word en hulle sal u herinner aan al die minutiae wat gedurende die dag ontstaan. Stoor jou notas in `n notaboek en neem dit altyd saam. Jy sal verbaas wees hoe nuttig dit sal wees, veral as jy probeer onthou wat die persoon wat vyf uur gelede geroep het, wou onthou.

Maak seker dat u die boodskappe in detail skryf, lees wat u geskryf het en die belangrikste wanneer u `n boodskap neem, herhaal die oproeper se boodskap en die kontakinligting wat u verskaf het sodat u seker kan wees voordat u ophang. om die korrekte inligting te hê.

Prent getiteld Wees `n Goeie Ontvangsbeampte Stap 6

Beantwoord die telefoon beleefd met `n standaardgroet, soos: `Goeie more. Dankie dat jy ons maatskappy bel, my naam is ___, aan wie kan ek verwys? " Maak seker dat jy die eerste of tweede keer die telefoon bel. Dit is nie goed om mense te laat wag vir meer as `n minuut nie (dit duur langer as wat jy dink).

Luister noukeurig na die naam van die persoon wat op soek is na die oproeper. Herhaal indien nodig. Selfone versteur soms klanke. Skryf die naam van die persoon aan wie die oproep afgelei is, indien die uitspraak moeilik is om te verstaan.

Oordra die oproep beleefd met `n standaard frase, soos: "Een oomblik, asseblief, dit is vir mnr. Gonzalez" of as die persoon besig is met die telefoon, sê: "Verskoon my, mnr. Gonzalez antwoord `n oproep. Wil jy graag in die hande bly of wil jy `n stempos laat? ` Dankie beleefd en lei die oproep na die ooreenstemmende bylae.

Prent getiteld Wees `n Goeie Ontvangsbeampte Stap 7

Groet die afleweringspersoneel met dieselfde professionaliteit en opvoeding waarmee u enige ander besoeker groet. U sal waarskynlik gevra word om die aflewerings te teken. Maak seker dat jou handtekening leesbaar is. Die afleweringspersoneel kan aanwysings benodig om die pakkette te lewer. Maak seker dat u die toepaslike werknemers vir die doel kontak.

Prent getiteld `n Goeie Ontvangsbeampte Stap 8

Behandel kliënte wat met doeltreffendheid en opvoeding kom. Nadat besoekers geïdentifiseer en vermeld het wie hulle soek, kontak die persoon en laat hulle weet wie hulle soek. `N Gepaste standaard frase is: "Mnr. González, mnr. Morales van die maatskappy XYZ, is hier vir sy afspraak om 2:00 in die middag. " Vra altyd die naam, van en naam van u organisasie. Dit sal baie nuttig wees om te vra of u `n afspraak met mnr. Gonzalez het. Hy gee jou instruksies oor waar en hoe lank jy moet wag. Dan kan jy die besoeker in kennis stel: "Meneer González sal in 5 minute by jou wees. Jy kan sit. Dankie. "

Deel 2

Hou `n goeie aanbieding

Prent getiteld Wees `n Goeie Ontvangsbeampte Stap 9

Hou `n positiewe houding Soos ons vroeër genoem het, is die ontvangers die beeld van die maatskappy: kliënte hanteer hulle eerste en is verantwoordelik vir die beantwoording van die vrae van diegene wat nie die kantoor kan betree nie. Niemand wil ontvang word met `n harde uitdrukking en `n stoute houding nie. Het die voorrang om altyd `n glimlag op jou lippe te hê en `n ywerige en vrolike persoonlikheid. Onthou om geduldig te wees met moeilike kliënte, selfs al maak hulle jou kwaad.

Selfs as jy `n moeilike kliënt ervaar, onthou dat jy `n gelukkige en sterk persoon is. Herhaal vir jouself dat jy so gefrustreerd optree, maar hou in gedagte dat, solank jy jou bes doen om aan te pas by hulle, sal jy nie skuldig wees nie. Dit is beter om die persoon te wees wat die wysheid behou in plaas daarvan om die een te wees wat ontplof en as `n slegte en ondankbare persoon beskou word.

Prent getiteld `n Goeie Ontvangsbeampte Stap 10

Hou altyd groet. Dit is altyd belangrik om u kliënte vriendelik te groet. Selfs as jy volg wat jy gedoen het voordat jy hulle gehelp het, is dit belangrik om hulle te groet sodat hulle erken word en weet dat jy hulle in `n oomblik sal help.

Sommige groete is: "Goeie dag! Welkom by (naam van die maatskappy) "of" Goeie more! Asseblief, gaan sit en ek help jou in `n oomblik. "

Prent getiteld `n Goeie Ontvangsbeampte Stap 11

Ek weet beleefd. Wees respekvol. Behandel almal asof hulle die belangrikste persoon was wat daardie dag by die kantoor gekom het. Dit is jou werk - niemand gee om oor die verkeer daardie oggend, die verwoeste einde van jou beursie of die verlies van jou gunsteling kompakskyf. Verlaat persoonlike sake vir die huis (selfs as jy nie sy boodskap respekteer of die manier waarop hy dit aan jou oordra nie). Oor die algemeen, maak seker dat die persoon heeltemal ontspanne en gemaklik is wanneer hy met jou praat.

Prent getiteld `n Goeie Ontvangsdame Stap 12

Dress om te beïndruk. Jy verteenwoordig `n maatskappy, daarom moet jy vir die geleentheid aantrek. Koop professionele en gemaklike klere. Nog `n alternatief is dat as jy `n ontvangsdame in `n spesifieke winkel (soos `n klerewinkel) is, kan jy dit oorweeg om in die winkel se klere te koop. Dit is geneig om konserwatief te wees, tensy jy in die mode-, moderne of ander faktore werk.

Vind uit of jou werkplek `n spesifieke rokkode het. Jou maatskappy kan `n toevallige rok aanvaar, onthou net dat jy nooit moet aantrek nie Te gemaklik (sweatshirts moet in die werkplek verban word).

Hou `n onberispelike voorkoms.

wenke

Vra jou medewerkers as hulle hulp nodig het in iets. Dit is beter om vriende te wen deur hulle te help as om vyande te kla wat oor hulle kla.
Wees vriendelik met die bestuurders, kyk of jy hulle kan help met ander take tydens jou vrye tyd.
Wees altyd bereid om `n nuwe taak te leer of iets gewone te doen. Veelsydigheid het baie fasette.
Onthou wie jou salarisse teken en dit altyd respekteer.
Die lewering van pos is deel van die ontvangswerk, vind uit waarheen dit gaan, wie sal dit bring en wanneer, die eerste dag.
Vind iemand om jou te vervang wanneer jy na die badkamer moet gaan, na `n vergadering, op vakansie, na middagete, ens. Op hierdie manier vermy jy kwaad kliënte by jou terugkeer.
Hou u persoonlike sake weg van u werksarea, insluitende selfoonoproepe en e-posse. Tegnologie departemente kan u aktiwiteite op die rekenaar registreer.
Skryf die boodskappe in `n kopieboek en gee `n afskrif aan die persoon aan wie dit aangespreek word, maar gebruik `n agenda wat makliker verwys kan word, veral om `n naam of `n nommer te onthou.

waarskuwings

Moet nooit argumenteer met `n oproeper of besoeker nie. Stuur dit aan jou studieleier. As daar egter niemand is wat jou oproep kan neem nie, stel voor om `n stempos te verlaat. Soms is die bestuurder of toesighouer nie daar nie. Daar is `n beperking op wat jy as `n ontvangsdame kan doen.
Moenie voorgee om `n vriendelike persoon te wees nie, want ander sal dadelik opmerk. In plaas daarvan, wees regtig geïnteresseerd, beleefd en respekvol. As jy dit nie kan doen nie, moet jy nie beter as `n ontvangsdame werk nie. Jy sal die reputasie van jou maatskappy vernietig. Vind `n kantoor werk waar jy buite kontak met die publiek kan wees.
Moet nooit sê: "Ek doen nie XYZ nie". U sal ontslaan word voordat u die sin voltooi.

Wys meer ... (1)

Deel op sosiale netwerke:

Verwante